Jak komunikować się elektronicznie? Nasz Zespół przygotował kilka wskazówek, które ułatwią kontakty niezbędne w życiu codziennym oraz w pracy zdalnej.

 

W jaki sposób komunikować się elektronicznie?

Po pierwsze i najważniejsze: należy pamiętać o bezpieczeństwie przekazywanych informacji.

Nie korzystaj z ogólnodostępnych komunikatorów internetowych, co do których nie masz pewności, że zapewnią one bezpieczeństwo danych osobowych lub które gromadzą informacje przekazywane za ich pośrednictwem na swoje własne potrzeby, szczególnie jeśli kontakt ma dotyczyć spraw służbowych.

Przykładowo, jak wynika z Zasad dotyczących danych opublikowanych przez Facebook i odnoszących się do aplikacji Messenger, podmiot ten gromadzi treści, wiadomości i inne informacje otrzymywane od nas podczas korzystania z oferowanych przez Facebook produktów, np. dane podawane przy wymianie wiadomości i innego rodzaju komunikatów z innymi osobami.

O ile więc takie rozwiązanie może się sprawdzić w naszej prywatnej korespondencji z uwagi na wygodę jego używania i popularność (pod warunkiem oczywiście, że godzimy się na gromadzenie informacji na nasz temat), to w przypadku rozmów służbowych zalecamy powstrzymać się przed korzystaniem z aplikacji, które nie zapewnią poufności informacji dotyczących naszej firmy.

Warto jednak wskazać na inne, ogólnodostępne komunikatory, które wydają się zapewniać bezpieczeństwo informacji w nich przekazywanych (pod warunkiem odpowiedniego skonfigurowania). Przykładem jest aplikacja Signal, która zgodnie z wskazaniami twórców szyfruje dane metodą end-to-end, co oznacza, że dostęp do wiadomości posiada wyłącznie nadawca i odbiorca.

Jak zorganizować telekonferencję?

Telekonferencję można zorganizować z wykorzystaniem Skype, który jest dostępny w pakiecie Office – wystarczy założyć konto, aby nawiązać połączenie z innym użytkownikiem. Innym sposobem dającym pewność, że nikt niepowołany nie ma dostępu do treści rozmowy, to korzystanie po prostu z telefonu komórkowego – po nawiązaniu połączenia z jedną osobą na ekranie telefonu wystarczy kliknąć „dodaj osoby” lub „dodaj połączenie”, aby utworzyć telekonferencję.

Pamiętaj, żeby w czasie konferencji korzystać ze słuchawek lub zestawu słuchawkowego – w ten sposób Twojej rozmowy nie będą słyszeć inni.

Jakich rozwiązań używać do pracy zdalnej?

Niejednokrotnie firmy korzystają z wybranych już aplikacji pozwalających na pracę zdalną – dlatego jeśli Twoja firma zapewnia takie rozwiązania, to zdaj się na jej wybór i nie korzystaj z innych, które nie zostały zaakceptowane przez Twojego pracodawcę. Pamiętaj, że odpowiedzialność za naruszenie zasad poufności danych osobowych jest bardzo duża.

Jeśli przez Twoją nieuwagę informacje dotyczące firmy dostaną się w niepowołane ręce, Twój pracodawca nie tylko będzie musiał liczyć się z konsekwencjami prawnymi (wynikającymi np. z RODO czy z umów z Klientami, bowiem relacje te z reguły objęte są poufnością), ale nie jest wykluczone, że konsekwencje takie zostaną również wyciągnięte w stosunku do Ciebie.

Pamiętaj!

Przekazywanie informacji przy pomocy jakiegokolwiek systemu niezaakceptowanego i niesprawdzonego przez firmę wymaga wcześniejszej analizy, czy system zapewnia odpowiednie standardy dotyczące poufności, ochrony danych osobowych czy tajemnicy zawodowej. Bardzo często bowiem darmowe aplikacje wymagają od nas szerokich dostępów do danych osobowych, przez co mogą naruszać bezpieczeństwo informacji. Dotyczyć to może zarówno komunikatorów internetowych, systemów służących do telekonferencji, jak i poczty elektronicznej. Z tego względu należy korzystać wyłącznie z takich rozwiązań, które dostarcza nam pracodawca.

 

Małgorzata Topyła & Maciej Patakiewicz