Whistleblowing, czyli system zgłaszania nieprawidłowości, funkcjonuje już obecnie w polskim porządku prawnym w niektórych obszarach, a wiec dla części podmiotów nie jest on zaskoczeniem. Jest to system pozwalający na oddolne egzekwowanie prawa przy pomocy tzw. sygnalistów, czyli osób, które działając najbliżej biznesu jako pierwsze dowiadują się do zagrożeniach czy szkodach dla interesu przedsiębiorstwa czy szerzej pojętego interesu publicznego i mogą poinformować o takich naruszeniach przy pomocy dedykowanych do tego kanałów.

 

Nowe przepisy unijne

Aby poprawić egzekwowanie przepisów i ustanowić jednolite zasady ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa, wprowadzono dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii – inaczej zwaną dyrektywą o ochronie sygnalistów lub dyrektywą whistleblowingową. Dyrektywa ta nakłada na przedsiębiorców prywatnych oraz dla podmiotów z sektora publicznego szereg nowych obowiązków, związanych właśnie z systemem zgłaszania nieprawidłowości. Ponieważ dyrektywa nie obowiązuje bezpośrednio, Polska ma obowiązek przyjąć stosowną ustawę i wprowadzić nowe obowiązki do naszego porządku prawnego w terminie do 17 grudnia 2021 r.

Kto będzie objęty nowymi przepisami?

Dyrektywa ma zastosowanie do podmiotów z sektora publicznego oraz prywatnego.

Dyrektywa wprowadza pewne uproszczenia, zależnie od wielkości podmiotu; m.in. prywatne podmioty (zatrudniające mniej niż 50 osób) mogą być zwolnione z obowiązków wdrożenia przepisów, chyba że podmiot jest objęty zakresem stosowania aktów prawnych wymienionych bezpośrednio w dyrektywie lub jeśli dane państwo oceni działalność takiego podmiotu jako ryzykowną. Nawet jednak mimo braku obowiązku prawnego, podmioty mniejsze niż 50 pracowników mogą samodzielnie zdecydować o wdrożeniu nowych regulacji, do czego dyrektywa je zachęca.

Sygnalista

W treści motywów dyrektywy pojawia się pojęcie sygnalisty, przy czym w samej treści przepisów osoba ta nazywana jest „osobą dokonującą zgłoszenia”. Sygnalista jest to więc osoba zgłaszająca lub ujawniająca publicznie informacje na temat nieprawidłowości. Do ich zgłaszania uprawniona będzie każda osoba pracująca w sektorze publicznym lub prywatnym, która uzyskała informację na temat naruszenia w kontekście związanym z pracą. Mogą to więc być:

  • pracownicy (w tym kandydaci do pracy oraz byli pracownicy), urzędnicy służby cywilnej, wolontariusze, stażyści, a także osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych i samozatrudnione,
  • udziałowcy lub akcjonariusze, członkowie organów spółek,
  • osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców, dostawców.

Sygnaliści mają do wyboru kilka dróg zgłaszania nieprawidłowości: dokonanie zgłoszenia wewnętrznego, czyli w ramach podmiotu, zewnętrznego, czyli do odpowiedniego organu, lub w drodze ujawnienia publicznego, czyli np. bezpośrednio za pomocą mediów społecznościowych czy organizacjom społecznym. Z każdej z tych z dróg sygnalista będzie mógł skorzystać w określonych w dyrektywie przypadkach.

Nowe obowiązki

Dyrektywa nakłada obowiązki na podmioty z sektora publicznego oraz prywatnego, które muszą ustanowić odpowiednie kanały pozwalające na zgłaszanie nieprawidłowości. Wewnętrzne drogi zgłaszania nieprawidłowości muszą zapewniać sygnalistom poufność, przy czym od decyzji państw członkowskich będzie zależało, czy podmioty oraz właściwe organy mają obowiązek przyjmowania zgłoszeń anonimowych.

Dodatkowo podmioty mają obowiązek wdrożyć procedury określające m.in. zasady dokonywania zgłoszeń (w tym przekazywania sygnalistom wymaganych przepisami informacji) i podejmowania działań następczych, wyjaśniających zgłoszenia.

Należy też wyznaczyć odpowiednie osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń i prowadzenie działań następczych.

Podmioty przyjmujące zgłoszenia muszą również m.in. prowadzić rejestr wszystkich przyjętych zgłoszeń i dokumentować przyjęte zgłoszenia na zasadach określonych w dyrektywie. W tym kontekście niezwykle istotne jest też odpowiednie zarządzanie zgłoszeniami pod kątem ochrony danych osobowych.

Jednocześnie przepisy wprowadzają zakaz podejmowania działań odwetowych wobec sygnalistów, którymi są przykładowo wstrzymanie awansu, mobbing, rozwiązanie umowy czy wystawienie negatywnej opinii o pracy.

Dyrektywa nakazuje też Polsce wyznaczenie organu właściwego do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych oraz wprowadzenie sankcji, jakie będą mogły być stosowane wobec podmiotów i osób fizycznych, które m.in. będą utrudniać dokonywanie zgłoszeń, stosować działania odwetowe czy będą naruszać obowiązek zachowania poufności co do tożsamości sygnalistów.

Termin na przygotowanie

Termin na wdrożenie systemu zgłaszania nieprawidłowości to 17 grudnia 2021 r., z jednym wyjątkiem: prywatne podmioty zatrudniające od 50 do 249 pracowników mają czas do 17 grudnia 2023 r.

Polska może przyjąć przepisy korzystniejsze dla osób dokonujących zgłoszenia od tych zawartych w dyrektywie. Co ważne, w przypadku, gdy z polskich przepisów wynikają już obowiązki dotyczące zgłaszania naruszeń prawa, to nowe przepisy nie mogą być od nich mniej korzystne – dotyczy to np. ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, w której zawarty jest obowiązek wdrożenia odpowiednich kanałów i procedur służących zgłaszaniu nieprawidłowości.

 

Radca prawny

Małgorzata Topyła