W dniu 12 lipca 2019 r. weszła w życie ustawa o dokumentach publicznych.

Celem nowej ustawy jest przede wszystkim zapobieganie przestępstwom kradzieży tożsamości oraz przeciwdziałanie fałszerstwu dokumentów, a także delegalizacja wykonywania replik dowodów kolekcjonerskich. W ustawie zdefiniowano pojęcie dokumentów publicznych i określono ich katalog, dzieląc je na trzy kategorie. Kryterium podziału jest zależne od znaczenia dokumentów dla bezpieczeństwa państwa.

 

Za sprawą nowych przepisów każdemu, kto wykona, sprzeda lub będzie posiadł w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, będzie groziła kara grzywny, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Replikę stanowi odwzorowanie lub kopia dokumentu (np. dowodu osobistego) wielkości od 75% do 120% oryginału i o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego. Repliką nie będzie kserokopia lub wydruk komputerowy dokumentu publicznego wykonany do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany.

 

Należy pamiętać, że ani ustawa o dokumentach publicznych, ani RODO nie zabraniają kserowania czy skanowania dokumentów potwierdzających tożsamość – może to jednak prowadzić do gromadzenia danych wykraczających poza dopuszczalny zakres, a więc z naruszeniem zasady minimalizacji. Tylko niektóre przepisy wprost dopuszczają sporządzanie kopii dokumentów tożsamości – w każdym innym przypadku należy ocenić, czy gromadzony zakres danych nie jest zbyt szeroki w stosunku do celu. Jak twierdzi UODO, sam fakt zawarcia umowy lub przyszłe dochodzenie roszczeń za zniszczony sprzęt nie stanowią wystarczającego uzasadnienia do wykonania kserokopii dokumentu – wystarczy bowiem okazanie dokumentu.