W ślad za UODO przypominamy – powiadomienia dotyczące IOD lub jego zastępcy należy składać wyłącznie w postaci elektronicznej. Inna forma zawiadomienia jest bezskuteczna. Urząd zwraca uwagę, że administratorzy mają problem z prawidłowym dokonaniem zgłoszenia IOD. Z tego względu przygotowaliśmy kilka najważniejszych informacji, które w skrócie opisują, w jaki sposób można zawiadomić UODO o wyznaczeniu Inspektora Ochrony Danych.

Kiedy należy zawiadomić urząd o wyznaczeniu Inspektora Ochrony Danych?

Podmiot, który wyznaczył inspektora ochrony danych ma obowiązek zawiadomić o tym Prezesa UODO w ciągu 14 dni. Powyższy termin obowiązuje także w przypadku zawiadomienia o zmianie danych oraz o odwołaniu IOD. Te same zasady należy stosować w przypadku zawiadomień dotyczących zastępcy IOD.

W jaki sposób zgłosić Inspektora Ochrony Danych?

Jedną właściwą formą zawiadomienia Urzędu Ochrony Danych Osobowych o wyznaczeniu Inspektora Ochrony Danych jest zawiadomienie złożone w postaci elektronicznej, opatrzone elektronicznym podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym ePUAP. Nie ma możliwości dokonania takiego zgłoszenia w innej formie – w szczególności nie jest możliwe zawiadomienie UODO drogą pisemną, w tym listem wysłanym na adres urzędu. Urząd uznaje takie zawiadomienia za bezskuteczne, a więc wysłanie zawiadomienia w formie pisemnej nie ma jakiejkolwiek mocy i nie prowadzi do skutecznego zawiadomienia urzędu o wyznaczeniu IOD. Urząd wskazuje wprost, że „przesłanie zgłoszenia w innej postaci, nie jest traktowane jako wywiązanie się z obowiązku określonego w art. 10 ustawy o ochronie danych osobowych.”

Elektroniczne formularze dostępne są na portalu biznes.gov.pl, a także w systemie ePUAP. Dokonanie zawiadomienia Urząd Ochrony Danych Osobowych potwierdza, wystawiając urzędowe poświadczenie przedłożenia.

Kto może dokonać zgłoszenia Inspektora Ochrony Danych do urzędu?

Należy pamiętać, że zawiadomienia o wyznaczeniu Inspektora Ochrony Danych mogą dokonać tylko te osoby, które są upoważnione do reprezentowania administratora. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej będzie to przedsiębiorca; w przypadku spółek będą to natomiast członkowie zarządu lub prokurenci wskazani w Krajowym Rejestrze Sądowym. Podmiot może jednak upoważnić inną osobę do działania w jego imieniu, aby osoba taka mogła dokonać stosownego zawiadomienia. W takim przypadku pełnomocnictwo powinno zostać dołączone do zgłoszenia IOD.

W jaki sposób udzielić pełnomocnictwa do zgłoszenia Inspektora Ochrony Danych?

Pełnomocnictwo do zawiadomienia o wyznaczeniu Inspektora Ochrony Danych może zostać nadane przez osoby upoważnione do reprezentacji administratora lub podmiotu przetwarzającego. Pełnomocnictwo powinno zostać udzielone w formie elektronicznej i opatrzone elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP przez osobę lub osoby udzielające pełnomocnictwa. Pełnomocnictwem takim może być więc dokument w formacie .docx, opatrzony podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Warto mieć na uwadze, że sam skan podpisanego własnoręcznie pełnomocnictwa nie jest jego prawidłową formą i nie wystarcza, aby móc prawidłowo powiadomić UODO.

Co wpisać w pełnomocnictwie?

Nie ma wymogu zawarcia w pełnomocnictwie konkretnej, ściśle określonej treści. Wystarczy więc, jeśli z treści pełnomocnictwa będzie wynikało, że pełnomocnik upoważniony jest do zawiadomienia Urzędu Ochrony Danych Osobowych o wyznaczeniu Inspektora Ochrony Danych lub – zależnie od sytuacji – zgłoszenia zmian czy odwołania IOD.

Pełnomocnictwo może zostać nadane jako ogólne lub szczegółowe, odnosząc się wyłącznie do kwestii złożenia stosowanych zawiadomień do urzędu.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa

Warto pamiętać także o opłacie skarbowej za udzielenie pełnomocnictwa. Opłata wynosi 17 zł i należy ją uiścić w kasie Urzędu Dzielnicy Śródmieście, ul. Nowogrodzka 43, Warszawa, lub na konto Urzędu Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy, ul. Nowogrodzka 43, 00 – 691 Warszawa. Numer rachunku bankowego podany jest na stronie Urzędu: https://www.srodmiescie.warszawa.pl/strona-21-konta_bankowe.html. Opłatę skarbową uiszczamy, wskazując w tytule informację, iż jest to opłata skarbowa od pełnomocnictwa oraz skrót „UODO”.

Dowód uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa należy załączyć do pełnomocnictwa. Standardowo załączamy więc potwierdzenie zlecenia przelewu lub skan otrzymanego dowodu wpłaty.

Radca prawny Małgorzata Topyła