Gdzie można zamontować kamery w bloku?
Instalacja monitoringu przez spółdzielnię mieszkaniową wymaga wcześniejszej analizy szeregu kwestii z tym związanych, w tym sprawdzenia, gdzie taki monitoring jest możliwy i jak powinien działać. Pomocne w tym celu będą wytyczne wydane przez Europejską Radę Ochrony Danych. Warto jednak uczyć się też na cudzych błędach, aby popełniać mniej własnych – a tu z pomocą przychodzi decyzja wydana przez szwedzki organ nadzorczy.
Przykład szwedzki
Pewna szwedzka spółdzielnia mieszkaniowa stosowała monitoring przy głównym wejściu i na klatce schodowej. Dwie kamery zostały zamontowane na klatce schodowej, jedna przy głównym wejściu, a kolejna była skierowana w stronę skrzynki rozdzielczej w magazynie. Wszystkie kamery nagrywały obraz i dźwięk non-stop, 24/7. Szwedzki urząd ochrony danych na skutek otrzymanej skargi zainteresował się tematem i zbadał stosowanie monitoringu i zgodność z RODO w działaniach spółdzielni[1].
Organowi nie spodobało się kilka rozwiązań przyjętych przez spółdzielnię. Na co organ zwrócił uwagę?
- Wątpliwości wzbudziły kamery zainstalowane na klatce schodowej – spółdzielnia przy użyciu monitoringu poznaje bowiem nawyki, wizyty czy krąg społeczny mieszkańców, a więc ich środowisko domowe. Stosowanie takiego monitoringu musi znajdować bardzo mocne uzasadnienie, którego urząd nie dostrzegł.
- Nie ma uzasadnienia dla monitoringu przy głównym wejściu – jak wskazała spółdzielnia, miał on pomagać w problemach z wandalizmem. Spółdzielnia doświadczyła jednak ostatnio wandalizmu prawie 2 lata temu, bo w sierpniu 2018 r., a potem takich przypadków nie było. Organ uznał, że nie ma w związku z tym potrzeby prowadzenia monitoringu obejmującego wejście główne do budynku.
- Kamera zainstalowana w magazynie obejmowała części budynku służące prywatnym celom mieszkańców. Organ nakazał w związku z tym taką zmianę ustawienia kamery, by nie obejmowała ona magazynów mieszkańców.
- Spółdzielnia nie ma prawa nagrywać dźwięku, bo jest to zbędna ingerencja w prywatność mieszkańców.
- Zabrakło odpowiedniej informacji o monitoringu dla osób nim objętych – w szczególności spółdzielnia nie wskazywała, kto jest administratorem danych, gdzie można znaleźć szczegóły dotyczące zasad przetwarzania danych, jak również nie mówiła o tym, że wraz z obrazem nagrywany jest także dźwięk.
Poza nakazem usunięcia tych nieprawidłowości urząd nałożył karę pieniężną na spółdzielnię w wysokości 20 tys. koron szwedzkich (około 2 tys. euro) – urząd wziął tu pod uwagę, że, że była to mniejsza spółdzielnia.
Jak stosować monitoring wizyjny w spółdzielni mieszkaniowej?
Jak wynika z powyższego, stosowanie monitoringu musi być uzasadnione, a przyczyny jego stosowania wymagają systematycznego sprawdzania, czy w dalszym ciągu są odpowiednią podstawą dla monitoringu. Ponieważ co do zasady podstawą prawną prowadzenia monitoringu jest prawnie uzasadniony interes administratora, to przed zainstalowaniem monitoringu konieczny jest tzw. test równowagi, w ramach którego określimy i ocenimy wagę interesów administratora oraz osób objętych monitoringiem. Dopiero w jego wyniku będziemy w stanie określić, czy i gdzie można zainstalować monitoring wizyjny. Co ważne, w pewnych przypadkach test równowagi nie wystarczy – jeśli zamierzamy systematycznie monitorować na dużą skalę miejsca dostępne publicznie, to konieczna będzie też ocena skutków dla ochrony danych.
Przed zainstalowaniem monitoringu należy zawsze krytycznie sprawdzić, czy przy jego pomocy osiągnie się założony cel, a po drugie czy monitoring jest odpowiedni i niezbędny do realizacji tego celu. Monitoring powinien być stosowany, jeśli nie ma innego sposobu, który mniej ingerowałby w prawa i wolności osób nim objętych (np. ogrodzenie nieruchomości, nakładanie powłok /folii na ściany, częstsze patrole ochrony). Jeśli istnieje taki inny sposób, oznacza to, że należy skorzystać z tego właśnie innego środka.
Nie ma też możliwości korzystania z monitoringu, który będzie naruszać prywatność osób nim objętych (np. monitorowanie drzwi wejściowych do mieszkań, nagrywanie dźwięku czy ogródków mieszkańców). Co równie ważne – przypadki wandalizmu w przeszłości nie zawsze uzasadniają stosowanie monitoringu, bo istotny jest okres, jaki upłynął od ostatniej sytuacji zniszczenia mienia.
Nie można też zapominać o umieszczeniu w widocznym miejscu informacji o monitoringu. W tym zakresie na pewno warto sięgnąć do wspomnianych już wytycznych Europejskiej Rady Ochrony Danych nr 3/2019, dotyczących przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem urządzeń wideo, w których znalazł się wzór informacji o monitoringu. EROD wskazała w nich m.in., że należy umieścić znak ostrzegawczy z informacjami o pierwszej warstwie klauzuli informacyjnej w widocznym miejscu najlepiej przy wejściu, a ponadto pozostałe informacje w innym centralnym i łatwo dostępnym miejscu. Poniżej przedstawiamy wzór klauzuli informacyjnej do monitoringu przedstawionej przez EROD:
Radca prawny
Małgorzata Topyła
Instalacja monitoringu przez spółdzielnię mieszkaniową wymaga wcześniejszej analizy szeregu kwestii z tym związanych, w tym sprawdzenia, gdzie taki monitoring jest możliwy i jak powinien działać. Pomocne w tym celu będą wytyczne wydane przez Europejską Radę Ochrony Danych. Warto jednak uczyć się też na cudzych błędach, aby popełniać mniej własnych – a tu z pomocą przychodzi decyzja wydana przez szwedzki organ nadzorczy.
Przykład szwedzki
Pewna szwedzka spółdzielnia mieszkaniowa stosowała monitoring przy głównym wejściu i na klatce schodowej. Dwie kamery zostały zamontowane na klatce schodowej, jedna przy głównym wejściu, a kolejna była skierowana w stronę skrzynki rozdzielczej w magazynie. Wszystkie kamery nagrywały obraz i dźwięk non-stop, 24/7. Szwedzki urząd ochrony danych na skutek otrzymanej skargi zainteresował się tematem i zbadał stosowanie monitoringu i zgodność z RODO w działaniach spółdzielni[1].
Organowi nie spodobało się kilka rozwiązań przyjętych przez spółdzielnię. Na co organ zwrócił uwagę?
- Wątpliwości wzbudziły kamery zainstalowane na klatce schodowej – spółdzielnia przy użyciu monitoringu poznaje bowiem nawyki, wizyty czy krąg społeczny mieszkańców, a więc ich środowisko domowe. Stosowanie takiego monitoringu musi znajdować bardzo mocne uzasadnienie, którego urząd nie dostrzegł.
- Nie ma uzasadnienia dla monitoringu przy głównym wejściu – jak wskazała spółdzielnia, miał on pomagać w problemach z wandalizmem. Spółdzielnia doświadczyła jednak ostatnio wandalizmu prawie 2 lata temu, bo w sierpniu 2018 r., a potem takich przypadków nie było. Organ uznał, że nie ma w związku z tym potrzeby prowadzenia monitoringu obejmującego wejście główne do budynku.
- Kamera zainstalowana w magazynie obejmowała części budynku służące prywatnym celom mieszkańców. Organ nakazał w związku z tym taką zmianę ustawienia kamery, by nie obejmowała ona magazynów mieszkańców.
- Spółdzielnia nie ma prawa nagrywać dźwięku, bo jest to zbędna ingerencja w prywatność mieszkańców.
- Zabrakło odpowiedniej informacji o monitoringu dla osób nim objętych – w szczególności spółdzielnia nie wskazywała, kto jest administratorem danych, gdzie można znaleźć szczegóły dotyczące zasad przetwarzania danych, jak również nie mówiła o tym, że wraz z obrazem nagrywany jest także dźwięk.
Poza nakazem usunięcia tych nieprawidłowości urząd nałożył karę pieniężną na spółdzielnię w wysokości 20 tys. koron szwedzkich (około 2 tys. euro) – urząd wziął tu pod uwagę, że, że była to mniejsza spółdzielnia.
Jak stosować monitoring wizyjny w spółdzielni mieszkaniowej?
Jak wynika z powyższego, stosowanie monitoringu musi być uzasadnione, a przyczyny jego stosowania wymagają systematycznego sprawdzania, czy w dalszym ciągu są odpowiednią podstawą dla monitoringu. Ponieważ co do zasady podstawą prawną prowadzenia monitoringu jest prawnie uzasadniony interes administratora, to przed zainstalowaniem monitoringu konieczny jest tzw. test równowagi, w ramach którego określimy i ocenimy wagę interesów administratora oraz osób objętych monitoringiem. Dopiero w jego wyniku będziemy w stanie określić, czy i gdzie można zainstalować monitoring wizyjny. Co ważne, w pewnych przypadkach test równowagi nie wystarczy – jeśli zamierzamy systematycznie monitorować na dużą skalę miejsca dostępne publicznie, to konieczna będzie też ocena skutków dla ochrony danych.
Przed zainstalowaniem monitoringu należy zawsze krytycznie sprawdzić, czy przy jego pomocy osiągnie się założony cel, a po drugie czy monitoring jest odpowiedni i niezbędny do realizacji tego celu. Monitoring powinien być stosowany, jeśli nie ma innego sposobu, który mniej ingerowałby w prawa i wolności osób nim objętych (np. ogrodzenie nieruchomości, nakładanie powłok /folii na ściany, częstsze patrole ochrony). Jeśli istnieje taki inny sposób, oznacza to, że należy skorzystać z tego właśnie innego środka.
Nie ma też możliwości korzystania z monitoringu, który będzie naruszać prywatność osób nim objętych (np. monitorowanie drzwi wejściowych do mieszkań, nagrywanie dźwięku czy ogródków mieszkańców). Co równie ważne – przypadki wandalizmu w przeszłości nie zawsze uzasadniają stosowanie monitoringu, bo istotny jest okres, jaki upłynął od ostatniej sytuacji zniszczenia mienia.
Nie można też zapominać o umieszczeniu w widocznym miejscu informacji o monitoringu. W tym zakresie na pewno warto sięgnąć do wspomnianych już wytycznych Europejskiej Rady Ochrony Danych nr 3/2019, dotyczących przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem urządzeń wideo, w których znalazł się wzór informacji o monitoringu. EROD wskazała w nich m.in., że należy umieścić znak ostrzegawczy z informacjami o pierwszej warstwie klauzuli informacyjnej w widocznym miejscu najlepiej przy wejściu, a ponadto pozostałe informacje w innym centralnym i łatwo dostępnym miejscu. Poniżej przedstawiamy wzór klauzuli informacyjnej do monitoringu przedstawionej przez EROD:
Radca prawny
Małgorzata Topyła